[hide]مهارات التخطيط

لماذا نخطط:
إن البرامج التي تقدمها منظمة تطوعية لأعضائها أو للجماعة هي التي على المدى البعيد تجعل الناس يقبلون عليها أو يعرضون عنها. والناس تشدها البرامج التي يكون لها معنى حقيقيا بالنسبة لهم:
- مثل الاجتماعات أو المؤتمرات التي إلى الحركة أو التي تقدم لهم المعلومات التي يريدونها.
- الرياضة أو المجموعات الحرفية التي تقدم لهم المهارات والنشاطات التي يرغبونها.
- البرامج الدراسية التي توافق مستواهم.
- الأحداث الخاصة التي تساعدهم على معرفة محيطهم بشكل أفضل.
والمنظمات التي تقدم مثل هذه البرامج يمكن قبولها كجزء هام من حياة الجماعة. وتعيش مصالح أعضاء هذه الجماعة زمنا طويلا عندما تكون الموضوعات أو النشاطات وثيقة الصلة بأهداف المنظمة. وعندما تؤدي مجموعة البرامج المقدمة (في خطوات منطقية) إلى إنجاز خاص.
ومثل هذه البرامج التي تتمتع بمثل هذه النوعيات من الأهداف والتقدم، لا تأتي اعتباطا أو ضربة حظ قد ينقلب إلى شيء من ملائم ولكن يجب أن توضع الخطط الشاملة لهذه البرامج مسبقا وأي مجموعة تخطيط لبرنامج ما قد تواجه العديد من الفرص والتحديات التي تعتبر حيوية لتطوير المنظمة بأسرها. والتخطيط ليس ضمانا للنجاح ولكنه يعطي – على الأقل – فرصة أفضل للسيطرة على مستقبل الجمعية ووسيلة لإيجاد مؤشرات لنجاحها المستقبلي ومنجزاتها القادمة، وعند الاستخدام الأمثل فهي تعطي لجميع المشتركين في متابعة أهداف الجمعية الإحساس بالانتماء ودافعا أكثر قوة للاندماج فيها، والعمل من أجل هدف وليس فقط من أجل (منظمة) أو جمعية أو هيئة.
مكونات البرنامج:
إن برنامجا بدون هدف أو بهدف غير واضح أو غير مفهوم تماما قد لا يكون قادرا على التوائم بنجاح في شد انتباه الجماعة. فالأشخاص المتحمسون فقط هم وحدهم الذين قد يتخلون عن أنشطتهم اليومية المفضلة من أجل حضور اجتماع أو حلقة دراسية إذا تبين أن لهذا الاجتماع غرضا هاما بالنسبة لهم. ويشعر مخططوا البرامج أنهم قد أدوا جانبا كبيرا من مهمتهم إذا ما وضح الغرض من البرنامج أمامهم تماما. والخطوة التالية لذلك هو معرفة نوعيات المشاركين الذين سيوضح البرنامج من أجلهم.. كيف يمكن توضيح الغرض لهم؟ وماذا يريدون؟.
تأتي بعد ذلك كيفية وضع البرنامج.
إن سمة البرنامج يجب أن توضع في البداية سواء كان هذا البرنامج سيأخذ شكل مهرجان ليلي أو اجتماع عمل أو حلقة دراسية. إذ يجب تهيئة أذهان الجمهور سواء استعدادا لعمل شاق أو للعب فيه استرخاء. وذلك بأن ندعهم يتوقعون طبيعة البرنامج. وعندما تصبح المجموعة مستعدة تماما يمكن زيادة حماسهم بتقديم قليل من المفاجآت في شكل معلومات أو أفكار أو متنوعات جديدة على الأفكار القديمة. وفي بعض أنواع البرامج قد تكون عملية عرض وجهات النظر المتضاربة هي الحافز المطلوب وهنا فإن التخطيط المتأني قد يكون مطلوبا من أجل منع التضارب الذي من شأنه إبعاد المجموعة عن هدفها.
ومع تطور البرنامج يجب إعطاء كل عضو من الجمهور ما يشعره باشتراكه في الحدث والمشاركة فيما يحقق من نجاح. وعلى لجنة البرنامج الدائمة أن تتبين قيمة التنوع في طريقة البرنامج المستخدم فالملل والفتور لا يصيبان المجموعة التي غالبا ما يطلب منها المشاركة في عرض المواد المطروحة، مثل ما يتسرب إلى المجموعة التي يتوقع دائما أن تكون جمهورا مؤدبا في محاضرة أو فيلم.
وإن المفاجآت في أي برنامج، في الوقت المناسب، له تأثيره البالغ على إشعال النشاط بين المجموعة لعدة خطوات قادمة. ولا يجب أن ينتهي أي برنامج قبل أن يعرف المشاركون فيه بوضوح الخطوة التالية لهم – مثل الإجراء الذي سيلي اجتماع تقصي الحقائق أو المشروع التالي الذي ستعالجه مجموعة الحرف أو العمل الذي سيتم تنفيذه بالأموال التي تم جمعها في حدث خاص أو تدعيم الارتباط الذي نما في هذا المؤتمر.

مبادئ تخطيط البرنامج:
مع مرور السنوات ومع تبادل مجموعات المخططين لأفكارهم وتجاربهم ظهرت مجموعة مفيدة من المبادئ نورد فيما يلي بعضا من أهمها:
• يجب على المخططين أن يضعوا نصب أعينهم أثناء عملهم أهداف المنظمة بوضوح إذ يتعين على لجنة البرنامج ألا تلجأ إلى وضع شخص ما أو شيء ما لمجرد ملأ الفراغ في جدول برنامج ما، قبل أن تتأكد من أن الأفكار التي طرحها هذا المتحدث أو الفيلم أو النشاط أو الترفيه مناسب لغرض البرنامج. وأفضل البرامج تخطيطا ما كان في شكل موضوعات أكثر مما كان في شكل أشخاص.
• ينبع التخطيط الفعال دائما وبشكل مباشر من مصالح واحتياجات الأعضاء.
• يتعين على من يقوم بتنفيذ البرنامج والمشارك فيه أن يكون قادرا على الإسهام في وضع الخطة. ويقبل معظم الناس بفكرة ضرورة التخطيط في حياتهم اليومية. فجميعنا نخطط لعملنا وعطلاتنا وحدائقنا ومنازلنا، ونعمل بحماس منقطع النظير في الخطط التي نضعها بأنفسنا أو التي ساعدنا في وضعها.
• إن أفضل الخطط تتطور عندما تحاول لجنة البرنامج بجدية إعطاء الرغبات التي طرحها الأعضاء شكلا مناسبا للعمل.
• وتأتي أفكار التخطيط من مصادر رئيسية ثلاث: أعضاء المنظمة، وهيئة الموظفين الإداريين، ومن مصادر أشخاص خارجين.
• إن الخطط الجاهزة لا يمكن تبنيها بالكامل إذ يتعين على التخطيط أن يوضع في اعتبار الاختلافات الفردية بين الناس والزمان والمكان.
• يجب تسجيل عملية التخطيط بالكامل أثناء إعدادها حيث سيكون هذا التسجيل بمثابة معلومات قيمة عند تقويم البرنامج، وكدليل للتخطيط في المستقبل.
• يتعين على كل خطة برنامج أن تتضمن مشروعا لتقويم كلا من الخطط والبرامج التي قدمت. (راجع مهارات التقويم).

دور الأعضاء في برنامج التخطيط:
يمكن طرح المقترحات التالية من خلال دراسة عدد من مبادئ تخطيط البرنامج المذكور تحت العنوان السابق:
- يبدأ التخطيط باحتياجات ومصالح الأعضاء.
- مشاركة الأعضاء في التخطيط عن طريق التعبير عن احتياجاتهم ومصالحهم.
- تحمل الأعضاء بعض المسؤولية في عملية التخطيط.

ما هي أفضل السبل للحصول على المقترحات من الأعضاء؟ نورد فيما يلي بعض الأفكار:
• مجموعات الطنين: يشكل الأعضاء في أحد الاجتماعات العامة مجموعات مكونة من ست أو ثمانية أشخاص مع بقائهم في أماكنهم (مع أهمية توضيح طريقة الأداء بدقة لتجنب الخلط) وتختار كل مجموعة "طنين" متحدثا باسمها على أن يقوم المتحدث بعد عشر دقائق من المناقشات بتقديم تقرير إلى الاجتماع العام عن مقترحات البرنامج التي توصلت إليها مجموعته. كما إن من مسؤولية المتحدث أيضا التأكد من إعطاء كل شخص في المجموعة الصغيرة فرصة الإسهام في المناقشة. من الممكن تعميم الفائدة إذا ما علقت القائمة النهائية بالمقترحات على لوحة بعد تقديم المجموعات لتقاريرها. ويمكن أن تصبح هذه المقترحات بعد حذف المكرر منها دليلا لمجموعة تخطيط البرنامج.
• استمارات التقويم والاستبيان: يمكن للجنة البرنامج أن تعد بعناية بالغة استبيانا لأعضائها. أو إضافة سؤال في ختام استمارات تقويم ما بعد الاجتماعات مثل: ما البرنامج الذي يشدك أكثر من غيره؟. وتستهدف صياغة الأسئلة التوصل إلى ما يلي:
- ما يريده العضو من المنظمة.
- توقعات الأعضاء عن ماهية وظيفة المنظمة.
- انطباع الأعضاء عن البرامج السابقة.
وعملية التقويم المستمرة هي جزء لا يجزأ من عملية تخطيط البرنامج وتعتبر ردرد فعل الأعضاء تجاه البرامج التي قدمت لهم خطوات للمستقبل إذا تمت دراستها بأمانة وجدية.
• استطلاعات الرأي: تتولى إحدى اللجان مهمة ترتيب إجراء لقاءات (سواء مباشرة أو بالهاتف) مع جميع أعضاء المنظمة أو بعضها. وتقوم اللجنة بتمحيص جميع الاقتراحات التي تلقتها وتقديمها إلى مجلس العضوية للتصديق عليها. ويجب صياغة الأسئلة بعناية فائقة حتى تكون مفهومة بوضوح وحتى تتلقى إجابات مفيدة عليها.
• صندوق المقترحات: قد يثمر صندوق المقترحات عن بعض أفكار البرامج إذا وضع هذا الصندوق تحت عناية الأعضاء بشكل واضح.
• العصف الذهني: تعتبر إثارة الأفكار فنا من فنون المناقشات التي تتمكن فيها مجموعة كبيرة أو صغيرة من الأشخاص الذين يتناقشون في حرية تامة من تقديم مجموعة كبيرة من الأفكار. وقد تتراوح كمية المساهمات ما بين غير المفيد وبين الرائع من الأفكار طالما أن هدف المجموعة الوحيد هو الكم وعدم استغراقها وقتا في تقويم المقترحات المختلفة المطروحة.
يجب تسجيل كل اقتراح بعناية مهما بدى هذا الاقتراح بلا معنى. فأقل الأفكار العملية قد يؤدي من خلال تلاقي الأفكار أن يكون أفضل اقتراح في الجلسة. ويتعين مراجعة قائمة الأفكار بعناية قبل أن توضع موضع الاستخدام.
• ندوة الاقتراحات: قد تأخذ إحدى اللجان على عاتقها مهمة إعداد سلسلة من اقتراحات البرنامج وعرضها للمناقشة. وتكون هذه المناقشة مفتوحة لجميع الأعضاء بعد أن تتم اللجنة عرضها.
• الحوارات الغير الرسمية: قد تأتي بعض أفضل مقترحات البرامج أحيانا من الحوارات العرضية التي تجيء في المناسبات الاجتماعية للجماعة أو على فناجين القهوة بعد الاجتماع أو أثناء دردشات الأعضاء مع أصدقائهم وجيرانهم.

لجنة البرنامج:
تعين بعض منظمات الجماعة في بعض الأحيان لجان صغيرة لتخطيط برامجها. وقد تقوم اللجنة بوضع هيكل خطة لاعتماده من الجهاز التنفيذي، أو قد يعطي الجهاز التنفيذي اللجنة هيكل خطة معتمدة لتقوم اللجنة بالعمل من خلاله.
من المهم أن يكون للجنة رئيس ذو علم ومعرفة ومحترم يقوم بالتنسيق بين أعضاء اللجنة ويقودها أثناء أدائها مهمتها، وهذا الشخص أيضا يكون الشخصية الرئيسية التي تقدم للجهاز التنفيذي تقريرا عن عمل اللجنة.
قد يتطلب الأمر في بعض الأحيان توسيع دائرة مجموعة المخططين الصغيرة وذلك عندما يوكل إلى اللجنة مهمة إعداد مشاريع طموحة. ومثل هذه المهمة الضخمة يجب توزيعها بين العديد من المشاركين أو المجموعات الفرعية، وعادة ما تتناوب نوادي الخدمة وغيرها من مجموعات الجماعة مسئوليات التخطيط لبرامج الأفراد فيما يخص جميع أعضائها. وقد تقوم اللجنة التنفيذية بنفسها بوضع هيكل خطة تسترشد بها. كما قد تتسلم المجموعات الأخرى التي تتعامل مع منظمات وطنية أو دولية، قد تتسلم خطط برامج أكثر أو أقل تفصيلا بالإضافة إلى كمية لا بأس بها من المصادر وغيرها من أشكال المساعدة من منظماتها الأعلى.
وأينما يعد برنامج التخطيط، فإن هدفه واحد على الدوام، وهو استنباط خطوة عمل لتحقيق الأغراض التي قبل بها أعضاء المنظمة. وحتى تتمكن المجموعة من أداء هذه الوظيفة على خير وجه، يتعين أن تكون المجموعة شاملة التمثيل وأن يكون ارتباطها فعالا مع الأعضاء. وإذا كان لأعضاء اللجنة أيضا ارتباط مع غيرهم من المجموعات التطوعية بين الجماعة، يمكن التخلص من الكثير من التطويل في جداول التخطيط والتخلص من المناقشة التي لا لزوم لها.
• التخطيط خطوة بخطوة:
إن الخطة الهيكلية سواء كنت للموسم أو للعام أو لفترات أطول من ذلك، وسواء أعدتها اللجنة التنفيذية التي سلمتها للجنة البرنامج لبدء العمل أو سواء قامت بتخطيطها مجموعة التخطيط نفسها، فإن هذه الخطة هي التي ستحدد الهدف البعيد المدى وتضبط سياسات كل برنامج على حدة.

i - الخطة العامة للمحتوى: إن محتوى كل برنامج في السلسلة يتم تقريره بطريقة عامة في هذه المرحلة.وفي بعض الأحيان تكون سلسلة البرامج كلها واضحة الصلة بعضها ببعض. وفي حالات أخرى قد تبدو وكأنها مختلفة تماما عن بعضها وذلك لأن كل برنامج السلسلة يكون له هدف معين قصير المدى يكون جزءا من أرضية العمل اللازم لتمهيد الطريقة أمام تحقيق الهدف البعيد المدى.
ii - منهج البرنامج: يتعين عند هذه المرحلة أن يتم اختيار المنهج المستخدم بعد بحث وتأني لمصالح الأعضاء. وسواء كان هؤلاء الأعضاء سيتمتعون بمهرجان للجماعة أو استكشاف مشكلة ملخة تواجه الجماعة، فإن تنوع المنهج المستخدم كفيل بتوفير نمط حيوي من المشاركة كما يمكن الربط بين عدد من المناهج المختلفة في برنامج واحد وفي هذه الحالة يتعين أن تهدف السلسلة إلى الكثير من التنوع بقدر الإمكان.
iii - تقديرات التكلفة: يمكن الآن إعداد تقرير دقيق لجميع التكلفة اللازمة، ويتعين الاتفاق على خطة واقعية لمواجهة هذه التكلفة قبل اتخاذ أي خطوة نهائية في هذا الشأن.
iv - تقويم الخطة: هل الأهداف البعيدة المدى والأهداف الآنية ممكنة التحقيق؟ هل الأفكار التي جاءت بها تتمشى مع الطريقة التي يفكر بها الأعضاء؟ هل أبدى الأعضاء اهتماما بمضمون البرنامج؟ هل ستكون المناهج محببة منهم أم مملة؟ أن البحث والتقويم يعتبران في هذه المراحل الأولى من تخطيط البرنامج بنفس مستوى الأهمية في المراحل الأخيرة منه.
v - ترتيبات مسبقة: يجب تحديد الزمان والمكان حالما يتم الاتفاق على الشكل العام للبرامج القليلة الأولى. يجب البدء في تحريك الترتيبات المسبقة لعدد من الأشياء مثل المساعدات الميكانيكية والأفلام والمتحدثون والأشخاص والمواد والمصادر اللازمة.
vi - الإعلان: يتعين أن يكون لدى الأشخاص الذين سيوكل إليهم مهمة الإعلان كل المعلومات التي يحتاجونها في مهمتهم قبلها بوقت كاف يمكنهم من التخطيط المتأني لمهمتهم. إن الخطط التي تستكمل في وقت متأخر لا يسمح بالإشعار المناسب لكل المعنيين بالأمر أو لا تمكن من إعداد نهج جيد للإعلان هي خطط ليست طيبة مهما كانت براقة. إذ يتحتم أن تعطي الإعلانات الخاصة بعملية الإعلان نبذة عن الغرض من البرنامج، وبعض الوصف لما سيحدث، بالإضافة إلى تحديد زمان ومكان البرنامج. يجب تقويم عملية الإعلان أثناء تنفيذها لضمان وصولها إلى الجمهور.
vii - تنفيذ الخطة: الخطوة التالية هي تحديد وقت معين لتطبيق كل مرحلة من هذه الترتيبات. وأن تسجل كل مسئولية من المسئوليات وتعهد إلى شخص محدد أو إلى لجنة فرعية وكثير من المنظمات تستخدم جدول مسئوليات مثل ذلك الوارد في الصفحة التالية حتى تضمن معرفة كل فرد ما الذي سيفعله ومتى سينجز أو تنجز هذه المهمة. كما ان الجدول في نفس الوقت يعد وسيلة لتعريف كل مجموعة بعمل الأخرى وكيفية ملاءمة الوظائف لبعضها.
viii - الخطة البديلة: ماذا يحدث لو أن الرئيس ونائب الرئيس أصيبا بالأنفلونزا معا؟ قد تصاب سيارة المتحدث الضيف بعطل في الطريق.. قد لا يصل الفيلم المقرر عرضه. ماذا يحدث عندئذ؟ يتحتم في هذه الحالة وضع خطة بديلة تكون تماما في دقة الخطة الأصلية. ويجب أن يتضمن جدول المسئوليات المهلة النهائية والمسئوليات الضرورية لهذه الخطة البديلة.
ix - تقويم البرنامج: إن الخطة الأخيرة هي التخطيط لكيفية حصول اللجنة على رأي المشاركين في البرنامج. ما هي ردود فعلهم تجاه العرض؟ هل جاء سلبيا لتوقعاتهم واحتياجاتهم؟ ما الذي يرغبون في تعديله في هذا البرنامج؟ هل هم مستعدون للخطوة التالية أو البرنامج التالي من السلسلة؟

التخطيط للمؤتمرات:
يستخدم المؤتمر في معظم الأحيان كأسلوب جيد من أجل معالجة مشكلة منفردة أو مجموعة من المشكلات. وغالبا لا تستطيع لجنة البرنامج في أي منظمة تطوعية القيام بمفردها بمعالجة مهمة التخطيط الكبيرة هذه بل تقوم كل منظمة تقريبا بالمساعدة في التخطيط لمؤتمر مشترك بين فروع المنظمة.
ويبدأ التخطيط للمؤتمر عادة عندما تقرر لجنة التوجيه الاستشارية أن المؤتمر هو أفضل منهج للوصول إلى حل أو توضيح للمشاكل التي تطرح. ويتم اختيار رئيس للمؤتمر ثم تشكل لجنة تخطيط لهذا المؤتمر ومن الأمور الحيوية في هذا الشأن وعند القيام بمهمة تخطيطية ضخمة أن تكون الاتصالات بين جميع الأشخاص المشتركين فيها واضحة ودقيقة ومنتظمة.
ومن المستحسن في التخطيط للمؤتمر أن يقسم العمل إلى لجنتين تقوم الأولى برسم الخطط للبرنامج فيما تقوم الثانية بالتخطيط للترتيبات الإدارية والخدمات.
وتعطى المجموعة الموكلة إليها مهمة التخطيط للاجتماعات الفعلية جدول أعمال كامل تقريبا يكون قد تم الاتفاق عليه من جانب المجموعة التي ترعى المؤتمر. وفي بعض المؤتمرات قد يضع المشاركون بأنفسهم جدول الأعمال في الجلسة الأولى من المؤتمر. وهذه العملية تعتبر تضييعا للوقت على الرغم من أن ميزتها الكبرى تكمن في اشتراك جميع الذين يساهمون في وضع أهداف المؤتمر.
ويجيء التخطيط لبرنامج المؤتمر من خلال الخطط التي سبق وضع بنودها الأساسية. وتتعامل لجنة البرنامج مع الخطة العامة والأساليب والتقويم والخطة البديلة.
- سوف تشتمل الخطط العامة على تفاصيل أساليب الاتصال والتقويم وأعداد التقارير ويتعين على المخططين أن يوفروا جميع المعلومات التي يحتاجها المشاركون في مناقشاتهم كما قد ترسل المعلومات المطبوعة بالبريد إلى المشاركين قبل موعد المؤتمر ويتحتم فور انتهاء المؤتمر إعداد تقارير كاملة في هذا الشأن.
- يتعين تقرير الأساليب التي ستستخدم في الجلسات المختلفة (جلسات عامة، مناقشات، محاضرات، حلقات بحث وغيرها) والتي تشكل هيكل الخطة العامة. كذلك يتعين إيجاد المتحدثين المناسبين للمؤتمر والأشخاص ذوي الخبرة في قيادة المناقشات وإطلاعهم على المؤتمر وأهدافه. كذلك يجب التخطيط للأسلوب الذي سيتبع في إعداد التقارير.
- من المحتمل أن يقوم المخططون للبرنامج بتصميم بعض أساليب التقويم أو اختبار خططهم أثناء سير هذه الخطط.
- يتطلب الأمر إعداد خطة بديلة لكل مرحلة من مراحل المؤتمر تقوم لجنة الإدارة التي تخطط للنواحي الإدارية والخدمات بالمؤتمر بأداء الخطوات المتبقية.
- يتم إعداد تقديرات التكلفة والميزانية الخاصة بالمؤتمر.
- تجرى ترتيبات مسبقة بشأن مكان عقد المؤتمر وإسكان أعضائه، وتلك الخاصة بالتسجيل والاختزال وخدمات النسخ وإنشاء مكتب خدمة والاستراحات والمناسبات الاجتماعية في المؤتمر.

















-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- التخطيط للإعلان.
- تحديد المسئوليات ووضع الفترات اللازمة لتنفيذ كل مرحلة من مراحل الخطة.
يتوقف مدى نجاح المؤتمر بدرجة كبيرة على مدى توفير المناخ الذي يشعر فيه كل عضو بالراحة والاسترخاء. إن من مسئوليات كل منظمة مشاركة التأكد من أن أعضائها ووفدها قد استعدوا تماما لما يحدث في جلسات المؤتمر. إن أي خطة مؤتمر، تلقى كل جزئية من تفصيلاتها دراسة متأنية وتكون مفهومة تماما من قبل كل طرف مشارك فيها، سيكون لها إسهامها الكبير في خلق المناخ المثمر.
إن التخطيط لحدث خاض، مثل تجمع اجتماعي كبير أو مهرجان للجماعة يحتاج متابعة وثيقة فيما يتعلق بالتوقيت وتفكير مسبق متأني في احتمالات الطوارئ.
ويتطلب مثل هذا المشروع الطموح الكثير من الأيدي إذ يتعين اختيار لجان فرعية مكونة من أناس ذوي مواهب خاصة أو معرفة خاصة بالجماعة وذلك للقيام بمهام معينة مثل أعمال الديكور وبيع التذاكر والإعلان والترفيه والأقسام المختلفة من البرنامج نفسه مثل الأناشيد والملابس والإضاءة وغيرها. وترى بعض المنظمات أنه كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين في مراحل التخطيط كلما زادت أهمية الحدث في أوساط الجماعة.
ويتعين أن يكون لكل لجنة فرعية رئيس توكل إليه مهمة التنسيق والقيادة وإعداد التقرير الخاص بنشاطات اللجنة الفرعية وما أحرزته من تقدم.
في حالة ما إذا كان أحد أهداف المؤتمر هو جمع التبرعات يتعين هنا الاستفادة من الخبرة السابقة فالنجاح ليس سهلا ولهذا السبب فإن جمع الأدلة والتقويم الدقيق لكل مرحلة يصبح أمرا هاما للغاية في التخطيط لمناسبات جمع التبرعات.
إن إعداد الخطة الهيكلية والتكامل المستمدين من خطط المجموعات الفرعية سيكون الشغل الشاغل للجنة البرنامج ذاتها وتصبح عملية الحفاظ على التناسق بين التخطيط التفصيلي وبين أهداف وأغراض البرنامج بأكمله جزءا هاما من عملهم وبالنسبة للكثير من المنظمات قد يكون إقامة مناسبة اجتماعية خاصة بشكل سنوي أو منتظم هو الحلقة التي تدور حولها معظم نشاطات المنظمة وعندما يشكل الترفيه أو الضيافة جزءا من هذا البرنامج فإن ذلك يستلزم مزيدا من الوقت والمال لضمان أن تكون خدمة راقية.

حفل الجماعة:
لنفترض أن إحدى منظمات الجماعة قررت إقامة حفل للجالية، إما لغرض محدد قصير الأجل أو لأنه واحد من الأغراض الأساسية التي يقوم عليها تنظيم المجموعة فإنه يتعين في الوقت الذي يتم التوصل فيه إلى هذا القرار أن تكون المرحلتان الأوليان من التخطيط قد استكملتا. وعلى لجنة التوصية أن تكون جاهزة لتحديد الزمان والمكان والتفكير بشأن موضوع الإعلان. يجب أن يعطى الحفل الفكرة الرئيسية أو الموضوع الذي تدور حوله عملية الإعلان.
• الإعلان: إن التخطيط للإعلان قد تسند مهمته إلى إحدى المجموعات الفرعية. ومع استخدام الفكرة الأساسية المختارة كقاعدة لتخطيطهم (مثل إشراك المواطنين، إبراز الثقافة العريقة، إعداد مهرجان للفنون)، يبدأ أعضاء المجموعة في إعداد نشرات للصحافة والتلفزيون والإذاعة وإعداد الملصقات والنشرات الدعائية والإعلانات الخطية والملصقات الكثيرة. كما قد تجرى لقاءات مع العديد من الشخصيات الرئيسية من أفراد الجالية ودعوتهم بصفة شخصية لحضور هذا الحدث.
• الخدمات: إن على لجنة الخدمات مهام كثيرة يتعين القيام بها بعد حجز القاعة أو الغرف. مثل ترتيبات أماكن وقوف السيارات وغرف تبديل الملابس ودورات المياه وأماكن الضوء وهي أمور هامة، كما يتعين فحص الإضاءة وما شابه ذلك وتوفير المطابخ للجنة المرطبات وكذلك وضع الكراسي والمناضد وغيرها من الأثاث الذي تتطلبه المناسبة.
• البرنامج: تتكون لجنة البرنامج من الأشخاص الذين سيقدمون النشاطات المختلفة ومن أي مساعدين قد يحتاجونهم. وأن يكونوا من الحكمة بحيث يعدون من النشاطات ما يزيد عن مجرد ملأ الوقت المخصص للبرنامج. فإذا تطلب الأمر حذف فقرات، كانت غيرها جاهزة لتحل محلها. والنشاطات التي أثبتت نجاحها مع مجموعات أخرى قد لا تناسب مجموعة بعينها. كما أن الأفكار الجديدة عادة ما تقابل بحماس، غير أنه لا يجب فرضها على الناس الذين ليسوا على استعداد. كما يجب أن تتضمن الخطة مجموعة طيبة من الأشياء القديمة المفضلة.
• الديكور: إن الفكرة الأساسية "للمناسبة" تحكم "لون" خطة المناسبة وطريقة الديكور الخاص بها. وإذا ما تم وضع التفاصيل مسبقا يصبح من الممكن تجنيد الكثير من المتطوعين وأن يبدي كل راغب ما يستطيع عمله في هذا الشأن ويراعي التزام جانب الحذر في عدم تقدير الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة من هذا النوع. ويمكن تجنب الكثير من الصعوبات إذا توفرت لهذه المجموعات قيادات ذات مهارة خاصة.
• المرطبات: يعتبر الطعام عنصرا هاما في أي حفل .. ويمكن استخدام "الفكرة الأساسية" للحفل في إعداد المرطبات كما يمكن ربط الأطباق المقدمة بهذه الفكرة الأساسية. كما يجب مراجعة خطط لجنة المرطبات وإعادة فحصها ثانية مع تقارير اللجان الأخرى حتى يمكن التأكد من أنها ليست قليلة للغاية أو كثيرة للغاية.
• الضيافة: قد يتطلب الأمر تكليف الأعضاء بالترحيب بالضيوف عند وصولهم أو العناية بكبار الضيوف أو القيام ببعض واجبات الضيافة الأخرى. وهذه الواجبات يجب أن يقوم بها نفس الأشخاص الذين يساعدون قائد النشاطات.
• التنظيف: عندما ينتهي الحفل، تبقى بعض المهام الهامة التي يتعين إنجازها والتي يتعين التخطيط لها هي أيضا مسبقا إذا يتعين فحص الأشياء التي تم استعارتها أو استئجارها وأن توضع هذه الأشياء في مكان آمن. كما يجب إعادة الغرفة إلى وضعها الأصلي إذا كانت ستستخدم في أغراض أخرى في اليوم التالي. كذلك يمكن إنزال الديكورات ولفها بعناية لاستخدامها في مناسبة أخرى. وإذا ما كانت لجنة النظافة لجنة كبيرة وخططت مهمتها بعناية لا يكون العبء ثقيلا على أي فرد.
ترتيبات عقد اجتماع:
في حالة عقد اجتماع عمل، أو اجتماع لجنة أو جلسة مجموعة دراسة، قد يطابق تسلسل البرنامج شكل العمل أو جدول الأعمال والتي يضع تخطيطها المسئول التنفيذي أو الرئيس وإذا كان البرنامج سيضمن فقرة اجتماعية أو متحدثا أو فيلما ففي هذه الحالة يتعين على لجنة البرنامج أن تضع في مهمة تخطيطها هذا الجزء من البرنامج.
وفي الاجتماعات العامة الكبرى، تصبح التجهيزات المادية جزءا من مهمة لجنة البرنامج. وفي حالة اجتماعات المناقشات الصغيرة الخاصة بالمجموعات او اللجان، يولي الرئيس جانبا من اهتمامه لهذه الترتيبات حتى ولو كان هذا الرئيس لا يقوم شخصيا بوضع المقاعد أو توفير الأقلام.
وسواء كان هذا الاجتماع رسميا أو غير رسمي، كبيرا أو صغيرا فإن المجموعة تحقق أفضل نجاح لها إذا شعر الأعضاء بالارتياح بشكل معقول وتجنبوا أي تشويش خارجي.

نقاط يجب وضعها في الاعتبار:
كيف يتم وضع مقاعد الأعضاء بالنسبة للقيادات؟ في بعض الأحيان وعندما يكون الاجتماع كبيرا فإن مكان الاجتماع الوحيد المتاح سيكون ثابت المقاعد. وسوف يجد الأشخاص الذين يجلسون في الصفوف الأولى أنهم يتحدثون إلى ظهور صف الرؤوس. ومن المستحسن تجنب مثل هذا الوضع إن كان هناك ترتيب أفضل. فإن المناقشة الحقيقية خليقة بأن تموت في مثل هذا الوضع.
أما إذا كانت المجموعة صغيرة فإن الترتيب الأفضل هو إجلاسهم في شكل دائرة حول طاولة اجتماعات ويمكن إجلاس المجموعة الأكبر حول مربع أجوف المنتصف أو على طاولات صغيرة على شكل حرف: " U" وإذا تعذر مثل هذه الترتيبات، فإن أفضل وضع لإجلاسهم هو أن يكون في شكل دائرة من المقاعد (يكون مقعد الرئيس واحد منها) الأمر الذي يساعد على تحفيز تبادل الأفكار فيما بينهم. ومما يجدر ذكره أن أي نظام يجعل الرئيس بمعزل عن الأعضاء هو نظام أقل فاعلية في النتائج.
هل المقاعد مريحة؟ إن الجلوس لمدة ساعة أو أكثر على مقعد صخري هو نظام "يوناني قديم" وليس من الممكن دائما الحصول على مقاعد كاملة الراحة، غير أنه من المستحسن البحث عن أكثرها راحة فالمجموعة سوف تقدر للمنتظمين هذه الراحة. ومن جانب آخر يتعين الحذر من المقاعد الناعمة السهلة التي قد تدفع الأعضاء إلى الاسترخاء والدخول في حالة من اللاوعي المليئة بالأحلام.
هل التهوية ملائمة؟ إذا تثاءب الأعضاء فإن ذلك قد يكون بسبب نقص الأكسوجين لا بسبب عدم الاكتراث إن المناقشة التي تدور في غرفة مزدحمة قد لا تكون مناقشة براقة. ومن ثم يتعين إعداد المراوح والنوافذ التي تكفل إدخال الهواء النقي.
هل يعرف كل عضو جميع الأعضاء الآخرين؟ إن معرفة الأعضاء بعضهم البعض يمنع الحرج. فالتعريف الشفهي بأسماء الأعضاء قد يفرض ضغطا شديدا على الذاكرة إذا كان العديد من الأشخاص يجتمعون لأول مرة. ومما يسهل الأمور ويجعلها أكثر يسرا استخدام بطاقات تحمل اسم العضو وتعلق على الصدر أو توضع أمام مقعده.
هل تم ترتيب وسائل الإيضاح في أفضل أوضاعها؟ يجب التخطيط مسبقا فيما يتعلق بملائمة شاشات العرض والرسوم البيانية وغيرها من وسائل الإيضاح. ويجب استخدام عارض أفلام كفء إذا كان الاجتماع سيعرض فلما.
هل توجد أسباب تشويش كثيرة؟ إن ضجة حركة المرور أو وجود أصوات صاخبة في الغرف المجاورة أو وجود مصارع نافذة سائب أو مروحة مثيرة للضوضاء أو وجود إضاءة شديدة تعتبر كلها من الأمور التي تعوق التركيز المطلوب للتعبير عن أفكار المتحدثين واستقبال هذه الأفكار. وعلى الرغم من أن الحصول على بيئة هادئة تمام الهدوء أمر خارج النطاق، إلا أن كل تقليل لأسباب التشويش يستحق بذل الجهد من أجله.
إن اللمسات القليلة تضفي فارقا جميلا فوضع قليل من الأقلام الرصاص الإضافية وبعض الأوراق وسطح مقوى للكتابة عليه إذا تعذر وجود الطاولة.

المصادر والموارد:
إن أي لجنة تخطيط لبرنامج ما ليس جهازا منفصلا قائما بذاته تماما. ففي كل جالية يوجد العديد من موارد ومصادر المساعدة التي تخصها. فالمتحدثون والأشخاص والموارد والأفكار والإرشاد والأفلام والمطبوعات وغيرها من التسهيلات المتعددة الأنواع هي أحيانا كثيرة وموجودة تحت الطلب.
ومهمة لجنة البرنامج هنا هي معرفة المكان الذي ستتجه إليه للحصول على احتياجاتها وإجراء تقويم وخيارات حاسمة لما تحتاجه.
• ضرورة وجود ملفات وسجلات حديثة لجميع المصادر والموارد المتاحة حيث يمكن لجميع مجموعات التخطيط والدراسة الرجوع إلى هذه الملفات والسجلات طلبا للمساعدة. وبالتالي يجب على كل مجموعة الإسهام بكل معلومة جديدة تتحصل عليها وتدونها في هذه الملفات والسجلات.
• بطاقات تسجيل الأعضاء: إن أعضاء المنظمة يمثلون دائما أفضل مورد لها فهذه المجموعة قادرة على توفير مصدر وافر من الأفكار والقيادة. ويجب أن يشير سجل الأعضاء إلى مؤهلاتهم المتميزة واهتماماتهم وخبراتهم. وإجراء مسح دائم لهذا السجل لتحديثه على الدوام قد يساعد على نقل الأعضاء الذين وصلوا إلى مرحلة معينة، بحيث يمكنهم الإسهام بطرق خاصة أو تحمل مسئوليات جديدة.
• المكتبة ونظام خزن المعلومات: يجب جمع الكتب والدوريات والكتيبات وحفظها بطريقة تجعل المعلومات التي تحتويها متاحة باستمرار أمام العاملين. قد يكون لديك الكثير جدا من المعلومات عن الطريقة التي يخطط بها غيرك برامجه والمواد التي يستخدمونها في هذا التخطيط وعن مدى نجاحهم، وحتى تضمن فعالية خطط التقويم التي تقوم بها، عليك أن تستعين بموارد وخبرات أوسع من خبراتك ومواردك.
• نظام الملفات: إن البيانات الخاصة بالسياسات، والأهداف، والتشريعات التي تؤثر على نشاطات المنظمة، والسجلات التفصيلية لسابق مجهوداتها وإنجازاتها يجب أن تكون متوفرة للرجوع إليها. كما أن الدراسة الدقيقة لأهداف المنظمة تمثل أرضية جيدة لأي مجموعة تخطيط حيث أنها قد توفر بعض الأفكار لبرامج معينة. إن التقويم الجاد للتقدم الحالي يصبح أمرا صعبا بدون سجلات تفصيلية عن الماضي لاستخدامها في المقارنة.
• فهرس الأشخاص ذوي الخبرة: أحيانا يتطلب الأمر الاستعانة بقيادات من خارج الجالية للمساعدة في حل بعض المشاكل الخاصة. وقد يأتي العديد من هذه القيادات المتميزة (علماء، محاضرين متخصصين، خبراء مهنيين) من منظمات تطوعية أخرى اكثر خبرة في بعض المجالات ومن الوكالات الحكومية أو المؤسسات التجارية. ويتضمن أن يعطى الملف كل المعلومات اللازمة لتحديد المؤهلات الخاصة بكل من الأشخاص المذكورين في الملف ومن الضروري على الدوام الترتيب المسبق الجيد لخدمات مثل هؤلاء الأشخاص. ويجب على لجان البرنامج أن تزود "الشخص المورد" بكل المعلومات الممكنة عن منظماتهم وأن يعرفوه بوضوح عما يتوقعون منه أن يفعله.
• قائمة المصادر: يمكن توفير قوائم الكتب والأفلام والمسرحيات والمتحدثين والمعلومات والعديد من الخدمات من مصادر الجالية أو من المنظمات المحلية أو القومية أو الأجنبية. ونورد فيما يلي بعضا من أكثرها أهمية:
- إذا كانت منظمتك جزءا من هيئة أكبر أو اتحاد فقد تستطيع مستويات أخرى تزويدك ببعض أشكال المساعدات.
- إن المكتبة المحلية قد تكون كبيرة الفعالية في تعليم البالغين وتوفر لك مواد القراءة والأفلام والمتحدثين وغيرها من الخدمات.
- إن الوكالات في البلديات أو الحكومات الوطنية لها اهتمامات بنفس المشاكل التي تهم منظمات وقد يكون للجنة الترفيه في البلديات ومجالس المدن ومجالس المنتزهات اهتمامات تفوق تلك التي لمنظمتك. وهذه الوكالات قد تساعد في تنسيق برنامجك مع برامج غيرك من المنظمات التي تعمل بالمجتمع. كما يمكن الحصول على المواد والمعلومات غالبا من الإدارات التابعة للحكومات الفيدرالية أو المحلية. وتكون الحركة أسرع في حالة إرسال الاستفسار المطلوب إلى الجهة المعينة مباشرة على الرغم من أن الخطابات المرسلة إلى الإدارة المركزية تحول إلى المكاتب المعينة أكثر بالموضوع.
- إن الإدارات الملحقة بالكليات والجامعات غالبا ما يكون لها مواردها من المتحدثين والكتيبات التي يمكن توفيرها لمجموعات المجتمع.
- كما تقوم المؤسسات الصناعية والتجارية في بعض الأحيان بالمساعدات كخدمة عامة. كما تطبع الشركات والبنوك والمصانع والمؤسسات الصناعية الكتيبات وتعرض الأفلام والمنشآت وأحيانا ترسل متحدثين إلى الفروع المختلفة.
• التحديث: يجب تنظيم أجهزة الأفلام وفهرسة البطاقات وقوائم الموارد بشكل مفهوم يسهل إدارته من قبل لجان المجموعات المتتابعة. كما يجب أن تولى أساليب الأداء بعض الدراسة حتى يمكن اختيار المناسب منها للمشكلات وتحديد نوع وكمية المواد المطلوبة.
ومن الحكمة وضع المواد المفيدة والقيمة التي لديها في مكتبة عامة حتى يستفيد منها غيرها من المجموعات أو الأفراد. كما يجب أن تتوفر لدى كل منظمة الرغبة في اطلاع غيرها من المنظمات.
يجب على المنظمة أن تضع في ميزانيتها بندا خاصا بشراء مواد الموارد. ولا يجب أن تقصر مقتنياتها على الأصناف المجانية. والمنظمة النشطة هي التي تعرف متى تجدد المواد والمعلومات ويجب عند جمع الجديد استبعاد غير المفيد من القديم.
عندما تتولى مجموعة تخطيط جديدة مهمة ما، يجب في هذه الحالة وضع ترتيب محدد عن جميع المواد والمعلومات المفيدة حتى لا يضيع الأشخاص الجدد وقتهم في البحث عن طريقهم أو أحيانا في تكرار أعمال سبقتهم بها مجموعة سابقة.
[/hide]