ملخص المراسلات المكتبية
ملخص المراسلات المكتبية ...
الفصل الأول
الاطار التنظيمي للاتصال المكتبيه
تعريف الاتصال:
فالاتصال عبارة ع عمليه نقل معلومات وتبادلها, أو أفكار أو الانطباعات بين مجموه من الافراد بصورة مباشرة وغير مباشرة.
أهداف الاتصال الكتابي:
يهدف الاتصال الى ربط الوحدات الاداريه بالهيكل التنظيمي للمنظمه.
أنواع الاتصال:
أولا: اتصالات رسمه: هي اللتي تتم بالطرق الرسميه داخل المنظمه.
تتكون من 3 أقسام:
أ- الاتصالات من أعلى لأسفل (الهابطه)
ب- من أسفل الى لأعلى (الصاعده)
ت- الاتصالات الافقيه.
ثانيا: الغير رسميه: وهي الاتصالات التي تتم خارج قنوات الاتصال الرسيمه أي خارج المنظمه.
تتكون من أعضاء المنظه يتقابلون بإرادتهم خارج المنظمه.
والهدف منه:
أ- الحصول على معلومات إضافيه عن المنظمه.
ب- تسهيل التفاعل الايجابي داخل المنظمه.
نوع الاتصال
الهابطه
الصاعده
الجانبيه
مسار الاتصال
من أعلى الى أسفل من الرئيس الى المرؤوس
من أسفل الى اعلى من المرؤوس الى الرئيس
بين العاملين في نفس المتسوى الاداري
أشكاله
-التعليمات –الاوامر-التوجيهات
-اقتراحات-شكاوي-تقارير-بحوث
تبادل المعلومات والتقارير بين الموظفين في نفس الادراي
أمثله
- الزياره الدوريه
- تقارير الاداء والانجاز
- الورات التدريبيه
- صندوق الشكاوي
- نظم الاقتراحات
- مقابلات ترك الخدمه
يتحقق الاتصال في اتجاهاته المختلفه
بأساليب متعددة:
1- الاتصال الكتابي: المنشورات-البحوث-الشكاوي-القرارات.
2- الاتصال الشفوي:المقابلات- الاجتماعات-الندوات-المؤتمرات
3- وسائل الاتصال الالكترونيه:الكمبيوتر- الفاكس.
4- الاتصال المصورة:الصور-الافلام-الشرائط
الاطار التنظيمي للتصالات المكتوبه:
الاتصال الكتابي:
1- هوالاتصال غير الشخصي المتجسد في كلمات وعبارات ومعان أو تعبيرات أو صور أو رموز أو ألفاظ مكتوبه.
2- عمليه ارسال المعلومات والبيانات ذات معنى المحدود من شخص لآخر بهدف التأثير في سلوك الطرف الاخر.
مميزات التصال الكتابي:
1- يوفر الجهد والوقت والمال ومن ثم يزيد الانتاج.
2- يسجل تاريخ المنظمه ونشاطها.
3- وسيله فعاله للاتصال البشري.
4- إعطاء بيانات نهائيه ودقيقه من خلال الرسائل الكتابيه.
5- يمكن الرجوع اليها وقت اللزوم.
6- تعمل الكتابه على نقل المعلومات المطلوبه.
عيوب الاتصال الكتابيه:
1- احتملات افشاء سر مضمون الرساله.
2- تبادل عده رسائل بين طرفي الاتطال.
3- امكانيه تعرض الرساله للتلف على مدار الزمن.
4- تتطلب الاتصالات الكتابيه مهارة في الضياغه.
عوامل نجاح الاتصال الكتابي:
1- أن يكون هدف محدد مه بيان الغايه المراد الوصول اليها.
2- استخدام العبارات والكلمات المألوفه.
3- أن يتصف النظام الاتصال الكتابي بالسرعه والكفاءة.
مهارات الاتصالات الكتابيه:
أولا: مهارة القراءة.أ-وجود الجو المناسب وتهيئته للقراءة.ب-الالمام والبحث السريع بالماده المكتوبه.ج-التركيز وقت القراءة.د-تنميه القدرة اللغوية.
ثانيا:مهارات الكتابيه:تواجه مهارات الكتابه صعوبه للأشخاص الذين لايمارسون القراءة.
أهم مهارات الكتابه الواجب توافرها لإتمام الاتصالات المكتوبه:
أ- الوضوح في الكتابه.
ب- معرفه موضوع الاتصال وفهم المحتوى.
ت- التركيز في استخدام الالفاظ والجمل المالوفه والمتداوله.
ث- استخدام الاساليب والالفاظ القريبه للمعنى.
ج- تماسك الكتابه.
ح- الاختصار..
خ- الصدق واللطف.
المميزات الواجب توافرها في الاسلوب اللطيف:
أ- استخدام العبارات الحسنه.
ب- استخدام الكلمات والعبارات المعبرة عن الاحترام
ت- توافر اسماء الضمائر التى تدل على الاشخاص بذاتهم.
ثالثا: مهارة التفكير المنظم.
رابعا: مهارة الصمت:هو تركيز الانتباه لآراء وأفكار ومشاعر وتعبيرات الآخرين اللغويه والجسديه,وعدم الاعتماد على محتوى الكلمات, ولكن الوصول الى الاتجاهات المتحدث.
الاستماع : هو الجانب العضوي من عمليه الانصااات فلا يعني ضرورة الى المتحدث أو متابعه انفعلاته أو حركاته من خلال الحواس.
فؤائد الانصات :
1- الحصول على اكبر قدر من المعلومات.
2- ينمي المعارف والافكار والمفاهيم والقيم.
3- يعتبر الانصات من احد اهم متطلبات الاتصال عند ممارسه العمل المكتبي الحديث
الاطار التنظيمي للاتصال المكتبيه
تعريف الاتصال:
فالاتصال عبارة ع عمليه نقل معلومات وتبادلها, أو أفكار أو الانطباعات بين مجموه من الافراد بصورة مباشرة وغير مباشرة.
أهداف الاتصال الكتابي:
يهدف الاتصال الى ربط الوحدات الاداريه بالهيكل التنظيمي للمنظمه.
أنواع الاتصال:
أولا: اتصالات رسمه: هي اللتي تتم بالطرق الرسميه داخل المنظمه.
تتكون من 3 أقسام:
أ- الاتصالات من أعلى لأسفل (الهابطه)
ب- من أسفل الى لأعلى (الصاعده)
ت- الاتصالات الافقيه.
ثانيا: الغير رسميه: وهي الاتصالات التي تتم خارج قنوات الاتصال الرسيمه أي خارج المنظمه.
تتكون من أعضاء المنظه يتقابلون بإرادتهم خارج المنظمه.
والهدف منه:
أ- الحصول على معلومات إضافيه عن المنظمه.
ب- تسهيل التفاعل الايجابي داخل المنظمه.
نوع الاتصال
الهابطه
الصاعده
الجانبيه
مسار الاتصال
من أعلى الى أسفل من الرئيس الى المرؤوس
من أسفل الى اعلى من المرؤوس الى الرئيس
بين العاملين في نفس المتسوى الاداري
أشكاله
-التعليمات –الاوامر-التوجيهات
-اقتراحات-شكاوي-تقارير-بحوث
تبادل المعلومات والتقارير بين الموظفين في نفس الادراي
أمثله
- الزياره الدوريه
- تقارير الاداء والانجاز
- الورات التدريبيه
- صندوق الشكاوي
- نظم الاقتراحات
- مقابلات ترك الخدمه
يتحقق الاتصال في اتجاهاته المختلفه
بأساليب متعددة:
1- الاتصال الكتابي: المنشورات-البحوث-الشكاوي-القرارات.
2- الاتصال الشفوي:المقابلات- الاجتماعات-الندوات-المؤتمرات
3- وسائل الاتصال الالكترونيه:الكمبيوتر- الفاكس.
4- الاتصال المصورة:الصور-الافلام-الشرائط
الاطار التنظيمي للتصالات المكتوبه:
الاتصال الكتابي:
1- هوالاتصال غير الشخصي المتجسد في كلمات وعبارات ومعان أو تعبيرات أو صور أو رموز أو ألفاظ مكتوبه.
2- عمليه ارسال المعلومات والبيانات ذات معنى المحدود من شخص لآخر بهدف التأثير في سلوك الطرف الاخر.
مميزات التصال الكتابي:
1- يوفر الجهد والوقت والمال ومن ثم يزيد الانتاج.
2- يسجل تاريخ المنظمه ونشاطها.
3- وسيله فعاله للاتصال البشري.
4- إعطاء بيانات نهائيه ودقيقه من خلال الرسائل الكتابيه.
5- يمكن الرجوع اليها وقت اللزوم.
6- تعمل الكتابه على نقل المعلومات المطلوبه.
عيوب الاتصال الكتابيه:
1- احتملات افشاء سر مضمون الرساله.
2- تبادل عده رسائل بين طرفي الاتطال.
3- امكانيه تعرض الرساله للتلف على مدار الزمن.
4- تتطلب الاتصالات الكتابيه مهارة في الضياغه.
عوامل نجاح الاتصال الكتابي:
1- أن يكون هدف محدد مه بيان الغايه المراد الوصول اليها.
2- استخدام العبارات والكلمات المألوفه.
3- أن يتصف النظام الاتصال الكتابي بالسرعه والكفاءة.
مهارات الاتصالات الكتابيه:
أولا: مهارة القراءة.أ-وجود الجو المناسب وتهيئته للقراءة.ب-الالمام والبحث السريع بالماده المكتوبه.ج-التركيز وقت القراءة.د-تنميه القدرة اللغوية.
ثانيا:مهارات الكتابيه:تواجه مهارات الكتابه صعوبه للأشخاص الذين لايمارسون القراءة.
أهم مهارات الكتابه الواجب توافرها لإتمام الاتصالات المكتوبه:
أ- الوضوح في الكتابه.
ب- معرفه موضوع الاتصال وفهم المحتوى.
ت- التركيز في استخدام الالفاظ والجمل المالوفه والمتداوله.
ث- استخدام الاساليب والالفاظ القريبه للمعنى.
ج- تماسك الكتابه.
ح- الاختصار..
خ- الصدق واللطف.
المميزات الواجب توافرها في الاسلوب اللطيف:
أ- استخدام العبارات الحسنه.
ب- استخدام الكلمات والعبارات المعبرة عن الاحترام
ت- توافر اسماء الضمائر التى تدل على الاشخاص بذاتهم.
ثالثا: مهارة التفكير المنظم.
رابعا: مهارة الصمت:هو تركيز الانتباه لآراء وأفكار ومشاعر وتعبيرات الآخرين اللغويه والجسديه,وعدم الاعتماد على محتوى الكلمات, ولكن الوصول الى الاتجاهات المتحدث.
الاستماع : هو الجانب العضوي من عمليه الانصااات فلا يعني ضرورة الى المتحدث أو متابعه انفعلاته أو حركاته من خلال الحواس.
فؤائد الانصات :
1- الحصول على اكبر قدر من المعلومات.
2- ينمي المعارف والافكار والمفاهيم والقيم.
3- يعتبر الانصات من احد اهم متطلبات الاتصال عند ممارسه العمل المكتبي الحديث
