تلخيص للسكرتارية
تلخيص للسكرتارية ...
- ماهى مبادئ وشروط الحفظ .. ؟
1- البساطة
2- مناسبة الغرض مطلوب الشرح
3- المرونة
4- قوة الترابط مطلوب الشرح
5- الأمن
6- حجم وكمية المواد التي يطلب حفظها
- مناسبة الغرض : لانه المنظمات والمصالح الحكومية يختلف كل منها عن الآخر في الاختصاص فيجب ان تكون المبادئ وشروط الحفظ مناسبة الغرض.
- قوة الترابط : يجب يكون نظام الحفظ مترابطا بحيث يلبي لكل إدارة من الإدارات طلبتها الخاصة بها وبنفس الوقت يحفظ لكل الإدارات وحدتها وسهولة الاتصال ببعضها.
- اذكري الشروط التي يجب توافرها في أماكن الحفظ ..؟
1- أن يكون مكان الحفظ بموقع يمكن الوصول إليه بسهولة.
2- لابد من توافر شروط الصحة والنظافة وكفاية الضوء.
3- أن يتوافر في المكان التهوية المناسبة التي تمنع الرطوبة والتعفن.
4- أن يراعى في المكان شروط السلامة العامة. (كيف !!)
- توافر في المكان أجهزة إطفاء الحريق معبأ ب2اكسيد الكربون
- منع التدخين في هذا المكان .
- مفهوم توثيق المحفوظات : مجموعة من الطرق الضرورية لعرض,وتنظيم وتوصيل المعرفة المتخصصة المسجلة,بحيث تحقق الاستفادة القصوى منها .
- كيف يتم توثيق المحفوظات..؟ على ميكروفلم/ميكروفش..إلخ
- ا ذكري المراحل التي تمر بها توثيق المحفوظات.. ؟
1- القيام بالتعرف على الأوراق من مصادرها الأصلية
2- التنظيم الفني للوثائق..
? التصنيف
? الترتيب
? الترميز
? الفهرسة
3- القيام بتخزين الوثائق في ملفاتها
4- استرجاع البيانات من الوثائق المحفوظة بواسطة الكشافات
- كيف يتم تخزين الوثائق في ملفاتها ..؟
- صناديق الحفظ - تصويرها بالميكروفلم
- تخزن على اسطوانات/أشرطة - ذاكرات الحاسب الآلي
- تصميم او اختيار طريقة التوثيق تعتمد على عاملين ..؟
?تحقيق احتياجات العاملين بالمنظمة في الحصول على المعلومات.
?الدقة والسرعة والقدرة على إمداد المعلومات المطلوبة بأقصى كفاءة.
- عللى عدم تضخم حجم المحفوظات .. ؟ (سياسة التجميع)
P النسخ
P الصورة المكررة
P الأوراق الزائدة غير الضرورية
- يعتمد الحكم على مدد (أعمار) حفظ الأوراق على عدة عوامل :
& قانونية الأوراق
& فائدة الأوراق
& طبيعة الأوراق
& معدل استخدام الأوراق
- أنواع من الأوراق حسب أهميتها :
- أوراق لايوجد لها أي قيمة قانونية ( التخلص منها مباشرة)
- أوراق فائدتها وقتية على حسب طبيعة العمل ( تحفظ فترة )
- أوراق لها قيمة قانونية وتحفظ بعد إتمام الأعمال
- أوراق ذات قيمة قانونية هامة (تحفظ بصفةدائمة)
الأمثلة : اوراق لاتوجد لها قيمة قانونية الدعوه لجتماع
اوراق فائدتها وقتية على حسب طبيعة العمل فواتير
اوراق لها قيمة قانونية وتحفظ بعد اتمام الأعمال اتفاقات
اوراق ذات قيمة قانونية هامة تأسيس شركه/وثائق تأمين
- اذكري المراحل التي تمر بها المعلومات ..؟
& المرحلة الأولى : انشاء او خلق المعلومة
& المرحلة الثانية : وجود معلومة كمعلومة حيوية للاستعمال
& المرحلة الثالثة : تخزين المعلومة
& المرحلة الرابعة : إدارة محفوظات
- ماهى مصادر المحفوظات ..؟
! المراسلات الواردة , صور المراسلات الصادرة
! المراسلات الداخلية
! النشرات الداخلية
! الكتب الدورية,القرارات,المنشورات
! المذكرات , التقارير
! الخرائط , الشرائط المسجلة , الأفلام
- هناك متنوعات غير المحفوظات يتم حفظها منها .. ؟؟
Ûحفظ المستندات السرية
Û حفظ المستندات الهامة
Û حفظ مستندات المحاسبة
Û حفظ دفاتر المحاسبة
Û حفظ التلغرافات الواردة وصور التلغرافات الصادرة
Û حفظ الكتالوجات والعينات والنماذج
- توجد طريقتان لحفظ المستندات السرية :
- طريقة أولى .. حفظ المستند بملف خاص يكون عند الرئيس او المسؤل مع ترك مذكرة لدلالة على مكان المستند.
- طريقة الثانية.. يحفظ الملف بأكمله عند المدير أو الرئيس .
- حفظ المستندات الهامة ..
- يتم ترتيبها بكل موضوع على حده ومرتبة بخزينه فولاذية
- كيف يتم حفظ مستندات المحاسبة .. ؟
- يجب تقيدها بدفاتر يومية ويوضع رقم المستند أمام القيد الخاص به .
- يجب حفظ الدفاتر بعنايه بملفات او اغلفه مرتبه بترتيب تواريخ القيد بالدفتر.
- كيف تحفظ دفاتر المحاسبة ..؟
تحفظ بطريقتان :
الأولى..حفظ دفاتر كل سنه مجتمعة في خزانه واحده
الثانية..حفظ كل نوع من الدفاتر مع بعضه
- كيف يتم حفظ التلغرافات الواردة وصورالتلغرافات الصادرة؟
- يمكن حفظهم بملف ذا الجيوب الأربع يكون اولها كبير للرسائل العادية الجيوب الأخرى صغيرة تحفظ بها تلغرافات التليفونية.
- كيف يتم حفظ الكتالوجات والعينات والنماذج ..؟
- توضع على ارفف مرتبة ترتيبا هجائيا حسب اسماء الذين قامو بإرسالها .
- اذكري الطرق المتبعة في الحفظ ..؟
- طريقة الحفظ الأفقية - طريقة حفظ الرأسي غير المعلق
- طريقة الحفظ الرأسي المعلق - طريقة الحفظ الواقفة / الجانبي
- طريقة الحفظ في العلب - استخدام التقنيات الحديثة بالحفظ
طريقة الحفظ الأفقية : (1
مميزاتها :
? تعد من افضل الطرق لحفظ المستندات كبيره الحجم
? تضمن هذه الطريقة عدم ضياع أو تلف الأوراق
? تشغل حيزا أقل بسبب وضعها فوق بعضها
عيوبها :
? تحتاج لجهد كثير لانه استخراج أي مستند يحتاج لرفع مافوقه
? قد تسبب بتلف او تمزيق الملفات
? استخراج أي مستند قد يؤدي لسقوط او ضياع بعض المستندات
- طريقة الحفظ الرأسي غير المعلق : (2)
مميزاتها :
? سهوله رؤية أسماء الملفات من الزائده الموجوده أعلى الملف
? يمكن استخراج الأوراق او وضعها في الملف دون اخراج الملف من الدرج
? تغني هذه الطريقه عن استخدام الفهارس في معظم الأحيان
عيوبها :
? تتطلب هذه الطريقة مساحات اضافيه تكفي لفتح الأدراج
? الملفات قد تتلف بمضى الزمن عليها
? الخزائن والمعدات التي توضع فيها الأدراج مكلفه
- طريقة الحفظ الرأسي المعلق : (3)
مميزاتها :
? يمكن تحريك الملفات على سلكين بسهولة
? يمكن فتح الملفات دون أن ترفع من مكانها
? حماية الملفات من التمزق أو التلف
عيوبها :
? لاتصلح في حالة المجلدات كبيرة الحجم
? في بعض الأحيان قد تسقط أوراق من أسفل الملف المعلق
- طريقة الحفظ الواقفة / الجانبي : (4)
مميزاتها :
? التوفير في المساحة
? يمكن تركيب عدد من الرفوف لمسافات أعلى
عيوبها:
? صعوبة رؤية الملفات
? قد تتعرض الملفات للتلف
- طريقة الحفظ في العلب ( علب الحفظ ) : (5)
مميزاتها :
? تستعمل عند وجود كمية كبيره من الأوراق
? تحفظ الملفات والمستندات منفصله
-----------------------------------------
- استخدام التقنيات الحديثة في الحفظ : ( 6 )
(أ) استخدام الكمبيوتر في الحفظ :
مميزاتها :
? زياده وسرعه الانتاج مع قلة التكلفة
? التخلص من الروتين المعقد عن طريق الإجراءات
? زياده كفاءه الاداره والارتقاءبالخدمات
عيوبها:
? احتكار بعض الدول المتقدمة لصناعه الحاسوب
? ارتفاع تكلفه ثمن الأجهزه وصيانتها
? قد تتعرض محتويات الكمبيوتر للضياع بسبب الفيروسات
(ب) استخدام الميكروفلم في الحفظ :
مميزاتها :
? يعتبر الميكروفلم اكثر تحملا من الورق
? يعطي الصوره بدقه للمستند الأصلي عند تكبيره على الورق
? يقلل من احتمال الخطأ او التزوير
? يوفر المكان والوقت
? يكون بالامكان ارسال الشرائح للخارج بتعريفه بريدية مخفضه
عيوبها :
? ارتفاع تكلفه ثمن الكاميرات
? عند الحاجه لقراءه المستند يجب توفر بروجيكتر
(ج) استخدام الميكروفش في الحفظ :
مميزاتها:
? حفظ الملفات وسهوله استرجاعها ب8ثواني عند حاجتها
? يزيد من انتاج الفرد
? الدقه والسلامه وامن الملفات من العبث
